Como preparo a minha equipa para as férias
Para as férias deles e para as minhas.
Com as férias de verão a aproximarem-se, achei que seria útil partilhar a minha rotina de preparação para as férias.
Todos nós sabemos como é importante desligar completamente e recarregar as energias, mas para isso é necessário um planeamento rigoroso.
A minha abordagem começa duas semanas antes de eu ir de férias, com a criação de um documento que eu e a minha equipa usamos para garantir que tudo será coberto.
E se vais de férias para a semana, já estás atrasado para preparar a tua ida.
O documento chama-se “Passagem de Projetos nas Férias” e segue a estrutura em baixo:
1. O que precisa de ser feito antes de eu ir de férias
Esta é a parte que deve começar a ser preenchida 2 semanas antes de irmos de férias para garantir que não fica nada pendente.
Aqui, listo todas as tarefas (com link para a tarefa no Clickup, a ferramenta de gestão de projetos que uso) que têm de ser mesmo feitas por mim.
2. O que tem de ser feito durante as minhas férias e por quem
Aqui, listo todas as tarefas (com link para a tarefa no Clickup) que precisam de atenção enquanto vou estar fora e para as quais preciso de encontrar alguém que as faça.
3. O que pode esperar
Aqui, listo todas as tarefas (sempre com link para a tarefa no Clickup) que podem esperar até eu regressar de férias (ou que não podem ser feitas por mais ninguém).
4. Tudo o que eu preciso de pegar ou saber quando estiver de volta
Este é o espaço para a equipa me deixar todo o follow-up do que aconteceu nas minhas tarefas e projetos durante as minhas férias e que requerem a minha atenção no meu regresso.
Assim, em vez de cair de paraquedas no caos e desorganização após as férias, sei tudo o que tenho de pegar e dar continuidade, desde o primeiro momento.
5. Como me podem contactar em caso de emergência
No final do documento, deixo sempre o meu número de telemóvel e uma preferência sobre como desejo ser contactado para o caso de a equipa precisar de me contactar e esclarecer quais os casos que contam como "emergência”.
Deixo ainda a indicação de a quem podem recorrer em situações específicas em vez de te contactarmos a ti.
Com esta rotina, conseguimos manter a produtividade e a eficiência mesmo na minha ausência.
Se quiseres saber mais detalhes sobre como implemento esta estratégia e obter o template em Notion e ClickUp, clica no link abaixo.
🔗 Quero o template para Notion
🔗 Quero o template para Clickup
Com esta estrutura, espero que consigas preparar-te melhor para as tuas férias, garantindo que a tua equipa continua a trabalhar de forma eficiente e organizada.
Boas férias e até breve!
-Helena
Ps. Responde a este email se tiveres dúvidas ou se quiseres partilhar como te preparas para as férias. Vamos trocar ideias!