Está na hora de uma reflexão de meio de ano
Refletir é uma arte que nos prepara para a ação.
Chegámos ao final do 2º trimestre e do 1º semestre de 2024, um momento ideal para fazermos uma reflexão estratégica.
Aproveita este período para analisar o desempenho, identificar problemas e planear ajustes necessários para alcançares os objetivos anuais.
E, muitas das vezes, as metas não estão a ser cumpridas, as campanhas não estão a ter resultados e nem sempre o problema está no canal, no plano tático ou no criativo.
Existem análises que querem que vamos mais a fundo perceber o porquê de estarmos a falhar.
A Importância da Análise Detalhada
Um dos livros que li em 2023 foi o Principles de Ray Dalio e retirei de lá muitos princípios com os quais me identifico e que hoje aplico nas empresas onde estou.
E uma das técnicas que mais tenho utilizado é a de drill-down, para obter uma compreensão 80/20 de um departamento ou subdepartamento que esteja a ter problemas.
No livro, Ray Dalio diz que:
Uma análise detalhada é um processo que lhe permite compreender as causas profundas dos maiores problemas de um departamento ou área, de modo a poder conceber um plano para tornar a área excelente. As análises não são diagnósticos, mas uma forma de sondagem ampla e profunda. Não se destinam a descobrir as causas de todos os problemas: apenas os cerca de 20 por cento das causas que produzem 80 por cento dos efeitos não óptimos.
Uma análise detalhada tem lugar em duas etapas e é depois seguida de etapas de concepção e execução. Se forem bem executadas, as duas etapas de pesquisa podem ser efectuadas em cerca de quatro horas. É muito importante que as etapas sejam realizadas separadamente e de forma independente, de modo a não ir em demasiadas direcções ao mesmo tempo.
Este é o método que hoje uso para identificar os 20% das causas que nos geram os 80% dos resultados. Na verdade, antes já o fazia de forma inconsciente. Mas hoje, faço o com método.
E em baixo partilho contigo para que possas começar já hoje a fazer a tua própria reflexão dos últimos meses:
Passo 1: Lista todos os problemas
Faz um inventário dos problemas principais. Sê sempre o mais específico possível. Anota datas, nomes, locais. O que for.
Envolve todas as partes relevantes para obteres informações o mais completas possível.
Evita focar em problemas triviais ou raros. A perfeição é um mito, mas foca apenas em problemas que são sistemáticos.
Não tentes encontrar já soluções. O foco aqui é apenas listar problemas.
Passo 2: Identifica as causas profundas
Para cada problema, pergunta o "Porquê?" até encontrares a causa raiz. A maioria dos problemas acontece por uma de duas razões:
Não é claro quem é a parte responsável
A parte responsável não está a lidar bem com as suas responsabilidades
Distingue entre causas principais e causas próximas.
As causas próximas são as razões ou acções que levaram ao problema. Quando começares a descrever as qualidades por detrás destas razões ou acções, estás a aproximar-te da causa principal. Exemplo:
Problema: A equipa não está a cumprir os timings dos projetos.
Porquê?
Têm havido falhas de comunicação constantes na equipa.
Porquê?
A comunicação não está a ser feita de forma centralizada.
Porquê?
Porque não existe um processo de comunicação entre departamentos nem intradepartamentos.
OU
Problema:
A equipa está sempre a trabalhar em esforço e à beira de burnout.
Porquê?
A X e a Y estão a fazer coisas que não era suposto ser responsabilidade delas.
Porquê?
Porque o Z nunca cumpre o timings propostos.
Porquê?
Porque o Z é péssimo a gerir o seu tempo.
Não excluas ninguém do processo para garantires uma análise abrangente.
Lembra-te que as pessoas tendem a ser mais defensivas do que autocríticas. A tua função como gestor é chegar à verdade e à excelência, e não fazer as pessoas felizes.
Por exemplo: eu já tive despedir algumas pessoas e substituí-las por outras melhores, ou colocá-las em funções que elas não queriam.
O objetivo de todos deve ser sempre obter as melhores respostas, e não as respostas que farão o maior número de pessoas felizes.
Passo 3: cria um plano
Desenvolve um plano que aborde as causas principais com tarefas específicas, responsáveis, métricas e prazos.
Permite uma discussão exaustiva entre as principais pessoas envolvidas. Nem todos precisam concordar com o plano, mas é fundamental que as partes responsáveis e outras pessoas-chave devem estar em sintonia.
Passo 4: Executa o plano
Acompanha o progresso do plano e faz os ajustes conforme necessário.
Informa, pelo menos, 1 vez por mês sobre o progresso e responsabiliza publicamente as pessoas pelos resultados (tanto quem cumpre como quem não cumpre).
Ajusta o plano, conforme necessário, para refletir a realidade.
Benefícios deste diagnóstico
Fazer este diagnóstico não só ajuda a encontrar melhores soluções, mas também a fortalecer as relações dentro da equipa, avaliando e ajudando no crescimento dos colaboradores.
Aproveita este momento para ajustares as estratégias e garantires um segundo semestre de sucesso.
Faz uma pausa, reflete e planeei com sabedoria.
-Helena
Ps. Partilha comigo o resultado da tua reflexão, em resposta a este email.