O equilíbrio para crescer sem travar a equipa
Estás a criar processos ou a prender a tua equipa?
Quando me juntei à Swonkie e Brinfer, durante um almoço, perguntaram-me o que eu considerava essencial para escalarmos. Sem hesitar, respondi: processos.
Na altura, fazia todo o sentido. Para crescer sem caos, é preciso estrutura. Mas, com o tempo, percebi um perigo escondido nisto: quando queremos transformar tudo num processo, acabamos por gastar mais tempo a documentar e a seguir processos do que a trabalhar efetivamente.
E o pior? Isso pode matar a criatividade e a inovação dentro da equipa. E isto aplica-se tanto a equipas internas como externas. Se trabalhas com freelancers, parceiros ou agências, excesso de processos pode tornar a colaboração lenta e ineficaz.
Processos são importantes, mas não podem ser tudo
Empresas que querem crescer rápido muitas vezes caem na armadilha de criar processos para tudo: desde a forma como se responde a um email até à estrutura exata de uma reunião de 15 minutos.
O problema? As pessoas passam mais tempo a seguir “o manual” do que a pensar em como resolver problemas de forma eficiente. Os processos devem servir as pessoas, e não o contrário.
Claro que há áreas onde processos rigorosos são essenciais – como hospitais, clínicas ou empresas de construção, onde a precisão e a segurança são cruciais. Mas nos negócios que dependem de criatividade e inovação, demasiadas regras sufocam a agilidade e travam o crescimento.
A contradição dos processos em excesso
Curiosamente, tenho visto empresas que antes não tinham praticamente nenhum processo, de repente, querer transformar tudo num processo. Desde a forma de atualizar as OKRs até ao envio de uma simples mensagem.
Ao mesmo tempo, dizem que querem incentivar a inovação. Mas como é que se pode inovar quando cada detalhe tem de seguir um processo rígido?
Não podemos simplesmente seguir o que os outros dizem que devemos fazer. Precisamos de olhar para o que realmente funciona dentro das nossas empresas.
Nem tudo precisa de ser um processo ou uma regra. E mais importante ainda: um processo não é uma regra. Se começamos a criar regras para tudo, estamos apenas a limitar a criatividade das pessoas e a gerar frustração dentro da equipa.
Quando os processos travam a empresa
Demasiadas regras levam à rigidez, e a rigidez cria dependência para tomar decisões. Ninguém tem autonomia porque tudo tem de ser aprovado, validado ou revisto.
Inovação acontece na flexibilidade, não na rigidez. Isto é ainda mais crítico quando trabalhamos com equipas externas, onde a confiança e a clareza são mais importantes do que um manual burocrático.
O crescimento sustentável precisa de um equilíbrio: processos que organizam, sem limitar a liberdade criativa.
Como saber se tens processos a mais?
Sinais de alerta:
A equipa passa mais tempo a documentar tarefas do que a realizá-las.
Pequenas decisões precisam de aprovação de várias pessoas.
Todos seguem um processo, mesmo quando não faz sentido.
Ninguém propõe melhorias porque "o processo é assim".
Parceiros externos sentem-se bloqueados por demasiadas regras e burocracias.
Se te revês nalgum destes pontos, está na altura de reavaliar.
O Equilíbrio Certo: Processos ao Serviço da Agilidade
Os melhores processos têm um objetivo claro: ajudar a equipa a trabalhar melhor, não prendê-la num sistema inútil.
Cria processos apenas para o essencial. Se algo é repetitivo e causa confusão, documenta. Se não, deixa a equipa decidir a melhor forma de fazer.
Dá autonomia para adaptar e melhorar. Um processo deve ser um guia, não uma prisão.
Reavalia regularmente. Pergunta à equipa e aos teus parceiros externos: "Este processo ainda faz sentido?" Se não, ajusta ou elimina.
No final, a ordem certa é esta:
Pessoas > Processos > Hábitos > Ferramentas
Exercício prático: Avalia os teus processos
Esta semana, desafio-te a analisar os processos do teu negócio:
Faz uma lista dos processos que segues.
Pergunta-te: Este processo facilita ou trava o trabalho?
Se trava, decide: Precisa de ser ajustado ou eliminado?
A tua empresa deve ser construída para crescer de forma sustentável, não para se afogar em burocracia.
Quero saber a tua opinião: Que processos já percebeste que estavam a mais no teu negócio? Responde a este email e partilha comigo.
Até já,
Helena