Porque é que a tua equipa está sempre atrasada (mesmo quando tem prazos)
E porque o problema não é a ferramenta - é o sistema.
Há uma história que costumo contar à minha equipa:
Esta é a história de quatro pessoas:
Toda a Gente, Alguém, Qualquer Um e Ninguém.Havia uma tarefa importante a ser feita, e Toda a Gente tinha a certeza de que Alguém o faria.
Qualquer Um podia ter feito, mas Ninguém fez.
Alguém zangou-se, porque era trabalho de Toda a Gente.
Toda a Gente pensou que Qualquer Um podia fazê-lo, mas Ninguém imaginou que Toda a Gente deixasse de o fazer.
No fim, Toda a Gente culpou Alguém, porque Ninguém fez o que Qualquer Um podia ter feito.
Engraçado?
Sim.
Mas também brutalmente real, especialmente em equipas pequenas.
“Eles até têm ClickUp, Notion, Asana, Slack, Google Calendar e mil outras ferramentas… mas continuam atrasados.”
Ouço esta frase todas as semanas.
Equipas sobrecarregadas. Líderes frustradas.
Ferramentas cheias. Processos vazios.
A verdade é simples:
Se a tua equipa está sempre em modo “última hora”, o problema não é o tempo.
É a forma como o trabalho é definido, planeado e distribuído.
O atraso não começa no prazo
Começa na ausência de sistemas claros.
Quando um prazo é apenas uma sugestão, e uma tarefa tem 3 donos, e ninguém sabe quanto tempo algo demora, o resultado é sempre o mesmo:
Confusão. Atraso. Frustração.
E não há tecnologia que salve uma equipa mal organizada.
Então por onde começar?
Aqui vai o essencial - sem floreados:
Cada tarefa tem de ter UM dono
Vários responsáveis = nenhum responsável.
Uma tarefa = uma pessoa.
O prazo não é “quando tem de estar feito”, é “quando tem de ser feito”
O prazo é a data de execução, não de entrega.
Uma equipa eficaz vive com base em prazos de decisão, não de desespero.
Se demora mais de 4h, parte em blocos menores
Tarefas longas demais geram bloqueios.
Tarefas pequenas criam movimento.
Se está fora do sistema, não existe
Nada de “está no Slack” ou “falámos numa call”.
Ou está na ferramenta que usas para gerir trabalho, ou é ruído.
Processos vivem, têm de ser revistos
Estimar, comparar, ajustar.
Sistemas precisam de manutenção, não só de criação.
Exercício prático
Esta semana, escolhe um projeto real da tua equipa e revê estas 3 perguntas:
Cada tarefa tem dono, prazo e estimativa de tempo?
As tarefas refletem a realidade (ou vivem só para o gestor ver)?
O sistema mostra o que está a acontecer, ou está a ser ignorado?
Se não tens visibilidade clara sobre quem faz o quê, quando e com quanto tempo: não tens gestão, tens esperança.
No Marketing em Escala, começamos por aqui:
definir sistemas vivos, reduzir o caos e libertar-te a ti e à equipa para entregar melhor, sem andar sempre atrasada.
Responde a este email se queres parar de viver em modo “última hora” e começar a liderar com intenção.
Até já,
Helena